De bovengenoemde vraag komt het laatste jaar regelmatig voorbij. Tijd voor een duidelijk uitleg op dit ongemakkelijke fenomeen en wat je er aan kunt doen om de risico’s hierop te verkleinen.
Een indirect gevolg van de coronapandemie is een enorme wereldwijde toename van de hoeveelheid spam. Omdat dit een mailserver sterk belast, hebben veel grote partijen (Gmail, Hotmail, KPN webmail, etc.) hun server restricties fors aangescherpt. Hierdoor wordt de meeste spam goed geweerd.
Echter worden door deze aanscherpingen ook regelmatig betrouwbare e-mails vertraagd of komen ze soms helemaal niet aan bij de ontvanger. Contacten die je al jaren probleemloos gemaild hebt, ontvangen ineens jouw e-mails niet meer en dat kan ongemakkelijke situaties opleveren.
Wat hebben wij er aan gedaan?
Voor al onze klanten waarvoor wij e-mail faciliteren hebben wij achter de schermen al de nodige maatregelen getroffen. Alle uitgaande e-mails van onze klanten die vanaf onze mailservers worden verzonden, worden via een speciale antispamcloud server geleid. Dat zorgt ervoor dat dit e-mailverkeer een hogere betrouwbaarheidsscore krijgt, waardoor het minder snel als spam wordt aangezien bij de ontvanger.
Wat kan jij er aan doen?
Het is helaas niet mogelijk om 100% te voorkomen dat jouw e-mail onterecht als spam wordt gezien. Toch kan jij de kans vergroten dat jouw e-mails goed aankomen bij de ontvanger.
Als je mailt vanuit een mailprogramma zoals Outlook controleer dan bij de instellingen of je uitgaande serverinstellingen helemaal goed staan. Deze moeten voor onze klanten altijd staan op mail.(jouwdomeinnaam).nl met de uitgaande SMTP-poort op 465.
Daarnaast wordt het door veel ontvangende mailservers niet meer geaccepteerd om met een onbeveiligde verbinding te mailen. Onze klanten dienen daarom altijd uitgaand te mailen via een beveiligde verbinding (versleutelingsmethode SSL/TLS).
Vertraagde ontvangst
Wanneer bij de eerste afleverpoging jouw e-mail geweigerd wordt, blijven onze mailservers tot drie dagen na de eerste verzending afleverpogingen ondernemen. Als de ontvangende mailserver ziet dat er meerdere pogingen met exact dezelfde beveiligingsinstellingen en server ip worden gedaan, zal hij hier een hogere betrouwbaarheidsscore aan kunnen toekennen en de e-mail alsnog doorlaten. In dit geval komt jouw e-mail vertraagd aan.
Ontvangst in de spamfolder of reclamemap
Wanneer een e-mail wel door de ontvangende mailserver wordt doorgelaten kan soms ook een mailprogramma een e-mail blokkeren. Jouw e-mail komt dan niet in de normale inbox van de ontvanger terecht, maar in de spamfolder/reclamemap.
De ontvanger heeft jouw e-mail dan gelukkig wel ontvangen en kan in diens mailprogramma eenvoudig instellen dat de afzender (jouw mailadres) als veilige afzender kan worden beschouwd. Je zal jouw ontvanger er wel even op moeten wijzen om in de spamfolder/reclamemap te kijken als het lijkt dat jouw e-mail niet is ontvangen.
Mail komt helemaal niet aan
Wanneer de beveiliging van een mailserver (te) zwaar staat ingesteld kan het voorkomen dat jouw betrouwbare e-mail helemaal niet wordt doorgelaten. Als jij bovengenoemde aandachtspunten in acht hebt genomen, komt dit gelukkig niet vaak voor.
Wanneer jouw ontvanger toch met geen mogelijkheid e-mail van jou kan ontvangen, dan kan jouw ontvanger contact leggen met de beheerder van diens mailserver. De beheerder zou dan eventueel jouw mailadres op serverniveau als veilige afzender kunnen instellen (whitelisten), zodat jouw e-mails toch worden doorgelaten.
Zelf last van spam?
Als jij zelf last hebt van veel spam in jouw inbox, zou je zelf in jouw e-mailprogramma malafide afzenders kunnen blokkeren en als spam markeren. Echter verzenden verspreiders van spam vaak met veel verschillende afzenders, waardoor het handmatig blokkeren onbegonnen werk is.
